Farben: So Sparsam wie möglich!​

Wie wir anhand des Beispiels der Notenblätter im vorigen Blog sehen können, sind Farben je nach Kontext nicht notwendig, um essentielle Informationen zu transportieren. Leider wird die Möglichkeit Farben einzusetzen, allzu oft und im falschen Kontext eingesetzt. Reporting, insbesondere das interne Reporting ist keine Marketing-Broschüre und sollte entsprechend auch nicht so aussehen. Beim Reporting geht es um die unverfälschte, klare und eindeutige Vermittlung von geschäftsentscheidenden Informationen.

(Viele) Farben werden im internen Reporting daher auch nicht benötigt. Generell empfiehlt IBCS sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Alles, was keine Relevanz für die Übermittlung der Information hat, sollte wegfallen, weil sie sonst mitunter den Blick auf das Relevante verfälscht.

Rot ist in der Regel bei negativen Abweichungen und grün bei positiven Abweichungen gesetzt. Wobei positiv und negativ auch umgekehrte plus minus Vorzeichen haben können, je nach Kontext.

Und da Eindeutigkeit eine wichtige und sinnvolle Regel ist - siehe auch Mustererkennung - sollte dann diese beiden Farben nicht mehr für anderes eingesetzt werden.

Selbst dann nicht, wenn das Corporate Design Rot oder Grün enthält. D.h. das Einfärben von Struktur Balken oder Zeitverlaufsgrafiken in einer der Farben wären dann z.B. tabu.

Bei der Auswahl von Rot und Grün sollten wir noch an die Menschen denken, die mit einer Rot-Grün-Schwäche leben und daher diese Farben nicht so gut unterscheiden können.

Die BinoBI Workbench berücksichtigt dies übrigens und hat einen entsprechenden Grünton gewählt.

Mustererkennung und Standards im Berichtswesen: Der Schlüssel zur Effizienz​

In der heutigen datengetriebenen Welt sind Informationen von unschätzbarem Wert. Unternehmen und Organisationen sammeln und analysieren eine Fülle von Daten, um kluge geschäftliche Entscheidungen zu treffen. Das Berichtswesen spielt dabei eine entscheidende Rolle, da es die Daten in verständliche Informationen für den Leser verwandelt. Damit dies effizient und effektiv geschieht, sind Mustererkennung und Standards von großer Bedeutung.

Mustererkennung ist der Prozess, bei dem der Leser wiederkehrende Strukturen, Trends oder Abweichungen in den Daten schnell und intuitiv erfassen. Im Berichtswesen ermöglicht Mustererkennung daher Mitarbeiter in Unternehmen, relevante Informationen aus einer Flut von Berichten schnell zu extrahieren und die notwendigen Entscheidungen zu treffen um die Ziele des Unternhmens zu erreichen.

Haben Sie sich mal gefragt wieso Sie Landkarten relativ schnell erfassen können oder Musiker beliebige Notenblätter spielen können und Ingenieure elektrische Baupläne verstehen? All diese Unterlagen unterliegen ihren eigenen visuellen Standards auf die sich die Leser verlassen können. Ihre Mustererkennung kann zur Geltung kommen.

Damit Mustererkennung seine volle Wirksamkeit entfalten kann, bedarf es daher auch Standards in der visuellen Gestaltung von Berichten in Unternehmen. Gleiches sollte immer gleich aussehen.

Dies sorgt für Klarheit und Vertrauen beim Leser. Mehr Informationen können schneller vermittelt werden. Abweichungen und Probleme können besser identifiziert werden. Dies ermöglicht es bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

In welcher Reihenfolge sollten Scenarios dargestellt werden?​

In der westlichen Hemisphäre bestimmt in der Regel die Schreib-, Lese und “Zeitrichtung” auch die Darstellung. D.h. wir schreiben und lesen von links nach rechts. Daher wird auch empfohlen die Scenarios z.B. im Berichtstitel oder einer Tabelle entsprechend anzuzeigen.

Als Referenzpunkt wird daher empfohlen die Scenarios in der Reihenfolge (ihrer Entstehung) abzubilden. Sei es bei der Vollauswahl, als auch bei der Darstellung einer Teilmenge der Scenarios. Die Anordnung wäre wie folgt: previous year (pp), plan (pl), forecast (fc) und actual (ac). Diese Reihenfolge ist auch standardmäßig in der Workbench gesetzt.

Entsprechend der Anordnung sind dann die Spalten einer Table dargestellt.

Das gleiche gilt hier für eine time chart, bei der die Zeitrichtung implizit in der BinoBI Workbench von links nach rechts festgelegt ist. Die Darstellung mehrere Scenarios wird überlappend visualisiert. Das aktuellere liegt vorne rechts, das ältere wird hinten links angestellt. Bei weiteren Scenarios werden diese der besseren Lesbarkeit wegen als ein Dreieck dargestellt.

Analog folgt der structure chart diese Darstellungsregel der scenarios.

Für manche Unternehmen bzw. Branchen kann eine Abweichung der oben empfohlenen Vorgehensweise Sinn machen. Diese sollte dann jedoch konsequent und konsistent innerhalb des Unternehmens umgesetzt werden.

Wie sich die Datenanordnung auf die Visualisierung auswirkt.​

Die Art und Weise wie die Daten in die datastructure eingebunden werden, haben einen großen Einfluss darauf, wie die Daten später in der Workbench visualisiert werden. Zur Veranschaulichung werden drei unterschiedlich strukturierte datasets (Ladeexcel) und die entsprechende Visualisierung gezeigt.

Zur Veranschaulichung der Strukturierung werden die Daten: “Firma”, “Geschäftssparten” und die “Einkommensart” bzw. “Produkte” jeweils unterschiedlich auf die Spalten rowgroup, category und subcategory gemappt. Nachfolgend sind die Variationen mit Hilfe von Tables visualisiert.

Was macht einen guten Berichtstitel aus?​

Zum einen sollte aus dem Titel klar und deutlich erkennbar sein, um welche Organisationseinheit oder Unternehmen es geht und was hier dargestellt werden soll. Bei Bedarf benötigt die Berichtsentität noch weitere Strukturinformationen, um den Titel aussagekräftig zu gestalten (z.B. Geschäftsbereich oder Produktkategorie).

• z.B. “Bilanz der Muster AG” oder “Operatives Ergebnis der Geschäftssparte XYZ”

Danach werden die auf der Seite verwendeten Kennzahlen und deren Messgröße aufgelistet.

• z.B. “Umsatz in €” und oder “EBIT in mEUR”.

Empfehlenswert ist es hier möglichst innerhalb der gleichen Skalierung zu bleiben, um die schnelle Vergleichbarkeit zu gewährleisten.

Eine Auflistung der auf der Berichtsseite verwendeten Referenzszenarien gibt den Leser bereits den Umfang der Kenngrößen bekannt, die er in den Tabellen, Charts etc. antreffen wird.

• z.B. das können “Forecast”, “Planwerte” oder auch Varianzen davon sein.

Ein Datum oder Periodenangabe ordnet die Informationen entsprechend auf der Zeitachse ein.

Mit diesen Informationen hat der Leser bereits die wichtigsten Metainformationen und kann die weiteren Informationen auf der Seite in den richtigen Kontext setzen.

Sind auf der Berichtsseite mehrere Components wie Tabellen, Grafiken etc. vorhanden, werden nur die gemeinsamen Informationen im Berichtstitel angezeigt und die spezifischen Informationen der jeweiligen Components sind dann im Components Title darzustellen.

Beispiel eines Berichtstitels aus der BinoBI Workbench: